Thiết kế Profile công ty – Những điều bạn cần biết

Thiết kế profile công ty thường là một trong những ưu tiên hàng của doanh nghiệp để tăng hiệu quả kinh doanh. Vậy profile công ty là gì và làm thế nào để thiết kế profile hiệu quả và ấn tượng là những nội dung Vũ Trần mong muốn chia sẻ cùng bạn qua bài viết này.

Profile công ty là gì?

Một cuốn profile công ty được thiết kế dưới dạng một cuốn sách nhỏ, dung lượng từ 16 – 32 trang với mục đích giới thiệu tóm tắt về thông tin công ty, lĩnh vực kinh doanh, các thế mạnh, sản phẩm – dịch vụ, khách hàng và các dự án của công ty đã thực hiện. Profile công ty giúp khách hàng tìm hiểu nhanh chóng về công ty. Nó được coi như “bảo bối” được sử dụng khi bán hàng, giới thiệu năng lực nhà cung cấp, nhà thầu.

Đây có thể coi là một trong những cách thức tốt nhất để giới thiệu doanh nghiệp bạn đến khách hàng và các đối tác. Trên thực tế, bạn có thể kiếm chứng, hầu hết các tên tuổi lớn trong ngành của doanh nghiệp bạn đều sở hữu những cuốn profile hết sức ấn tượng và chuyên nghiệp. Điều đó càng khẳng định tính cấp thiết của việc thiết kế một cuốn profile dành riêng cho doanh nghiệp bạn.

Cấu trúc nội dung Profile công ty 

Tùy theo ngành nghề và lĩnh vực hoạt động thì mỗi bộ hồ sơ năng lực lại có cách trình bày dưới nhiều hình thức khác nhau. Tuy nhiên, một cuốn profile thông thường đều phải có đủ những mục nội dung mấu chốt như:

Thư ngỏ

Đôi lời chào hỏi dưới sự thay mặt cho người chịu trách nhiệm cao nhất trong công ty (thường là giám đốc) là thứ đầu tiên mà người nhận được profile sẽ xem. Với giọng văn trang trọng, thân tình, không kém phần hãnh diện tự tin, thư ngỏ đã phần nào nêu lên được năng lực lĩnh vực cũng như tầm vóc của mình.

Giới thiệu công ty

Tiếp đến sẽ là những thông tin cơ bản về công ty như là:

• Tên công ty, giấy phép kinh doanh, lĩnh vực hoạt động, lịch sử hình thành và phát triển, thông tin liên hệ (email, website, địa chỉ, số điện thoại, fax).
• Phương châm hoạt động, tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi.

Năng lực công ty

Bao gồm:

• Năng lực nhân sự: Sơ đồ tổ chức, ban lãnh đạo và nhân sự chủ chốt và quy mô nhân sự.
• Năng lực sản xuất, thi công: Để thể hiện nhóm năng lực này, bạn cần đưa ra những hình ảnh minh họa cụ thể về quy trình sản xuất, dây chuyền công nghệ, máy móc thiết bị và nhà xưởng.
• Năng lực tài chính: Được coi là cơ sở để nhà đầu tư có căn cứ để đưa ra quyết định có đầu tư hay không.

Thành tích đạt được

Những thông tin về dự án, bằng khen, giấy khen mà doanh nghiệp đã đạt được sẽ thêm phần tạo sự tin tưởng nơi đối tác và khách hàng. Điều này giúp bộ hồ sơ đạt hiệu quả quảng bá thương hiệu tốt hơn cho doanh nghiệp.

Cho dù thể hiện dưới bất kỳ hình thức nào, điều quan trọng nhất là bộ hồ sơ năng lực công ty cần truyền tải thông tin một cách trung thực nhất tới đối tác và khách hàng.

Mẫu nội dung cơ bản profile cần có

Mỗi một ngành nghề, lĩnh vực mà công ty hoạt động sẽ quyết định cấu trúc profile của công ty đó như thế nào. Tuy nhiên, Vũ Trần sẽ đưa ra những gợi ý nội dung cơ bản cho một cuốn profile đạt tiêu chuẩn để các bạn hình dung dễ hơn.

Phần mở đầu

– Logo công ty

– Tên giao dịch công ty (Thể hiện song ngữ Anh Việt)

– Tagline/Slogan được công ty sử dụng (có thể đi kèm hình ảnh tượng trưng cho ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực hoạt động của công ty), thể hiện định hướng, phương châm hoạt động của công ty.

– Thông tin liên lạc.

– Nhắc lại logo công ty.

– Các chi nhánh, văn phòng đại diện.

Phần nội dung

– Lịch sử hình thành và phát triển công ty

+ Những dấu mốc quan trọng trong quá trình xây dựng và phát triển của công ty.

+ Những sự kiện tiêu biểu, quan trọng trong hoạt động của công ty.

– Giới thiệu sơ bộ công ty

+ Ngành nghề kinh doanh và lĩnh vực hoạt động.

+ Tầm nhìn và sứ mệnh của công ty.

+ Giá trị cốt lõi.

+ Văn hóa công ty.

– Năng lực thực hiện, có thể được thể hiện qua các nội dung sau:

+ Nhân sự: Cơ cấu nhân sự, chất lượng nhân sự (trình độ chuyên môn, kĩ năng).

+ Cơ sở vật chất kỹ thuật: máy móc, nhà xưởng, thiết bị v.v…

+ Chứng nhận, giải thưởng đã đạt được.

– Dự án tiêu biểu

+ Giới thiệu tổng quan và liệt kê ngắn gọn những dự án nổi bật mà công ty đã thực hiện.

+ Một số hoạt động, sự kiện (nếu có) bên ngoài của công ty.

– Đối tác và khách hàng

+ Hình ảnh một số đối tác thân thiết và khách hàng đã từng sử dụng sản phẩm/dịch vụ

của công ty.

Phần kết

– Thông tin liên lạc.

– Nhắc lại logo công ty.

– Các chi nhánh, văn phòng đại diện.

Hình ảnh trong thiết kế profile

Với mỗi dự án thiết kế profile, khâu chuẩn bị hình ảnh cần được đầu tư kỹ lưỡng. Vì “trăm nghe không bằng một thấy”, hình ảnh sẽ ngay lập tức thu hút sự chú ý của khách hàng và diễn tả ngay điều chúng ta muốn truyền đạt.

Các bạn cũng cần xác định một thực tế rằng, khách hàng chỉ “xem” profile chứ ít khi thực sự đọc nó! Những hình ảnh xuất hiện trong profile chính là trọng tâm. Thông tin tới sau chỉ nhằm làm rõ ràng những cảm nhận mà khách hàng nắm bắt thông qua hình ảnh trước đó mà thôi. Các khâu xử lý hình ảnh (retouch) sau đó cũng được thực hiện kỹ lưỡng. Hình ảnh của bạn không những dùng tốt cho cuốn profile mà còn cho website, ấn phẩm quảng cáo khác mà bạn có.

Để có một cuốn profile chuyên nghiệp, việc xây dựng ý tưởng để chụp hình công ty đóng vai trò hết sức quan trọng, vì vậy bạn rất cần chú ý đến khâu hình ảnh đặc biệt là những mục dưới đây:

• Chân dung lãnh đạo
• Hình ảnh hoạt động công ty – Họp – Teamwork
• Hình ảnh nhà máy, công trường
• Hình ảnh khách hàng, đối tác
• Hình ảnh dự án đã và đang thực hiện

Phân biệt profile công ty, brochure và catalogue

Trong thực tế, cả profile công ty, brochure, catalogue đều là những loại tài liệu được sử dụng rộng rãi trong hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp. Đôi khi những tài liệu này được sử dụng cùng nhau và chúng khiến nhiều người nhầm lẫn.

Cách phân biệt các loại tài liệu này có thể dựa trên mục tiêu sử dụng, đối tượng đọc giả, cách thức thiết kế và một vài tiêu chí khác.

Phân biệt bằng mục đích sử dụng

Profile cho doanh nghiệp là ấn phẩm được sản xuất nhằm mục đích giới thiệu bao quát về công ty. Số lượng trang thông thường là mấy chục trang, thay đổi tùy thuộc và mục đích của doanh nghiệp. Mục đích và giới thiệu về doanh nghiệp.

Catalogue lại là ấn phẩm chủ yếu để giới thiệu danh mục sản phẩm dịch vụ và các thông tin liên quan như thông số và hình ảnh. Mục đích là giới thiệu các sản phẩm và dịch vụ có trên chúng.

Brochure là một ấn phẩm quảng cáo dưới dạng cuốn sách nhỏ. Chúng chứa định đa dạng nội dung có thể về sản phẩm, dịch vụ, sự kiện, người nổi tiếng, thông điệp, câu chuyện

Phân biệt bằng đối tượng và trường hợp sử dụng

Doanh nghiệp sẽ dùng Profile trong trường hợp gặp khách hàng để trao đổi trực tiếp hoặc gửi online bản mềm. Với mục đích giới thiệu doanh nghiệp, các đối tượng mà doanh nghiệp gặp gỡ và đọc profile của họ là khách hàng, đối tác, chủ đầu tư,…

Catalogue thường được sử dụng cho tất cả khách hàng cho đến khách hàng tiềm năng (cả khách hàng bán lẻ, cá nhân lẫn khách hàng là doanh nghiệp cá nhân).  Catalogue hiện nay sẽ được phát tại điểm bán, gửi qua đường bưu điện hay qua Internet.

Brochure sẽ được khoanh vùng đối tượng đọc kỹ càng tùy vào mục đích của Brochure trong dự án đó là gì. Chúng có thể được phát tại những nơi công cộng, điểm bán hay sự kiện…

Phân biệt bằng kiểu dáng, kích thước và màu sắc

Thường thì Profile sẽ có kiểu dáng là A4. Thế nhưng cũng có nhiều trường hợp không phải kích thước này. Hình ảnh trong Profile phải mang đậm tính chất của công ty, hình ảnh sắc nét, sát thực để tạo lòng tin. Ví dụ như thông tin về sản phẩm, các dự án đã làm…

Catalogue không có nội dung nghiêm túc như Profile vì chúng được thoải mái thay đổi kích thước tùy theo tính chất của sản phẩm. Tất nhiên sản phẩm của Catalogue nên sử dụng các hình ảnh chân thật, nhưng không quá khắt khe.

Brochure cũng có nhiều kiểu thông dụng như Bi-fold brochure, Tri-fold brochure, Booklet brochures… hay các khổ giấy A5, A4, A3, … . Thế nhưng cũng tùy mục đích mà người thiết kế có thể thay đổi chúng. Hình ảnh trong Brochure có thể là ảnh thật hoặc ảnh vẽ… miễn sao thể hiện đúng tinh thần được đề ra ban đầu.

Vai trò của Profile đối với doanh nghiệp

Profile công ty là loại tài liệu tự giới thiệu ngắn gọn, nhưng ấn tượng và hiệu quả. Profile có thể sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau. Việc thiết kế một profile chuyên nghiệp sẽ dễ dàng gây ấn tượng tốt trong mắt khách hàng, đặc biệt là các dự án lớn thành công có trong profile sẽ dễ dàng giúp bạn ghi điểm trong mắt khách hàng.

Lợi ích chính của việc thiết kế Profile Company

Giúp khách hàng biết được thông tin doanh nghiệp một cách chi tiết nhất

Profile bao gồm các thông tin chi tiết về công ty sẽ giúp cho khách hàng biết đến nhiều hơn. Thường thì profile sẽ có tóm tắt các thông tin sau:

• Thông tin chung: Quá trình hình thành phát triển của công ty, tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi doanh nghiệp cũng như sơ đồ bộ máy tổ chức.
• Lĩnh vực hoạt động chính của công ty.
• Những thành tựu đạt được.

Người đọc sẽ nhanh chóng nắm bắt được thông tin về doanh nghiệp, hình thành sự quan tâm, niềm tin và thôi thúc họ tiến tới hợp tác với doanh nghiệp của bạn một cách nhanh chóng hơn. Đây được xem là vai trò tiên quyết trong việc thiết kế profile ấn tượng, đưa doanh nghiệp đến gần hơn với khách hàng và đối tác của mình. Đồng thời rút ngắn thời gian tìm hiểu về doanh nghiệp và thúc đẩy sự hợp tác với doanh nghiệp nhanh chóng hơn.

Là tài liệu quan trọng trong chiến lược tiếp thị và bán hàng

Profile luôn đi kèm với đội ngũ bán hàng và được xem là tài liệu bán hàng, tiếp thị nhanh chóng và cực kỳ hiệu quả của doanh nghiệp.

Đội ngũ bán hàng của bạn sẽ không còn phải gặp bối rối trong việc giới thiệu với khách hàng về tài liệu giới thiệu công ty, những thông tin cơ bản…

Profile còn đóng vai trò hỗ trợ tích cực trong các chiến lược bán hàng của doanh nghiệp. Nó giúp cho bộ phận triển khai công việc một cách tối ưu nhất, tiếp cận được nhiều khách hàng hơn, đặc biệt là những khách hàng tiềm năng, khách hàng lớn.

Thể hiện được quy mô và tính chuyên nghiệp của công ty

Vai trò của thiết kế profile công ty còn được thể hiện qua việc nó cho thấy quy mô và sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp của bạn.

Những hình ảnh minh chứng cho quy mô, năng lực, dự án, công trình mà công ty đã thực hiện, những hình ảnh về sản phẩm, dịch vụ mà bạn đã triển khai thành công. Tất cả sẽ được trình bày một cách khéo léo, thể hiện được toàn bộ khả năng mà bạn có, tạo nên sự tin tưởng nhất.

Khi tham gia đấu thầu một dự án hay công trình xây dựng nào đó, chắc chắn bạn sẽ có nhiều doanh nghiệp cạnh tranh. Khi đó, bộ hồ sơ dự thầu, hồ sơ năng lực công ty của bạn sẽ là vũ khí hàng đầu giúp bạn có thể cạnh tranh với đối thủ. Càng chuyên nghiệp, càng quy mô thì sẽ càng giúp cho doanh nghiệp của bạn vươn mình ra những sân chơi lớn hơn.

Phát huy được năng lực tối đa của doanh nghiệp

Không chỉ phát huy được hiệu quả kinh doanh, profile còn có thể phát huy tối đa được nguồn lực của doanh nghiệp và tài liệu quan trọng trong việc xây dựng văn hóa nội bộ doanh nghiệp.

Với những thông tin về lịch sử hình thành, sứ mệnh, tầm nhìn và cả giá trị cốt lõi của doanh nghiệp đều có vai trò quảng bá văn hóa nội bộ đến các nhân viên trong công ty, thúc đẩy xây dựng nên nền văn hóa doanh nghiệp và chiến lược kinh doanh xuyên suốt.

Mỗi công ty sẽ có một cách truyền thông thương hiệu và tiếp cận khách hàng khác nhau. Tuy nhiên thì profile doanh nghiệp vẫn là một ấn phẩm không thể thiếu đối với bất kỳ doanh nghiệp nào.

Quy trình thiết kế Profile chuyên nghiệp

Để có được một cuốn hồ sơ năng lực giới thiệu công ty hoàn hảo bạn cần một quy trình thiết kế tốt. Dưới đây, Vũ Trần xin giới thiệu quy trình thiết kế profile của chúng tôi như một tham khảo.

Lên kế hoạch thiết kế profile

Profile là công cụ marketing, bán hàng quan trọng trong hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có kinh nghiệm thiết kế profile cho mình. Để quá trình này đơn giản, trước khi bắt tay vào thiết kế profile, doanh nghiệp nên tạo một kế hoạch mà các nội dung cơ bản có thể bao gồm:

• Mục đích của việc thiết kế
• Các tiêu chí cần thể hiện
• Nhóm chịu trách nhiệm thực hiện công việc
• Dự trù thời gian và ngân sách
• Các công việc cần chuẩn bị

Biên tập nội dung profile

Là phần cốt lõi của profile, nội dung profile giúp cung cấp thông tin cho đọc giả, tạo sự quan tâm hứng thú và dẫn dắt độc giả hành động. Để thực hiện việc biên tập nội dung tốt, phương pháp thực hiện dưới đây được Vũ Trần sử dụng trong các dự án của mình:

• Định hướng nội dung: Ở bước này, người biên tập (Copywriter) sẽ xác lập các tiêu chí viết nội dung cho cuốn profile dựa trên các dữ liệu đầu vào: mục đích thiết kế profile, đối tượng độc giả, ngành hàng, thị trường, giọng điệu, phong cách, các thông điệp chính ….
• Phác thảo cấu trúc nội dung profile: Copywriter sẽ đưa ra mục danh mục gồm các mục, tiểu mục cần có trong profile.
• Hoàn tất nội dung: Sau khi cấu trúc khung sườn của profile đã hoàn tất, việc tiếp theo là hoàn thiện toàn bộ nội dung profile đến từng chi tiết. Tại bước này các chuyên viên Copywriter sẽ biến những mục tiêu cụ thể nhất của cuốn profile thành những thông điệp marketing hấp dẫn, hiệu quả nhất để thuyết phục khách hàng, đối tác của bạn.
• Dịch thuật: trong trường hợp profile của bạn cần thể hiện nhiều hơn 1 ngôn ngữ, công việc tiếp theo sẽ là dịch thuật. Bước này có thể do Copywriter trực tiếp chuyển ngữ hoặc qua một đơn vị dịch thuật chuyên nghiệp thực hiện.

Chuẩn bị hình ảnh để thiết kế profile

Với mỗi dự án thiết kế profile, khâu chuẩn bị hình ảnh cần được đầu tư kỹ lưỡng. Vì “trăm nghe không bằng một thấy” hình ảnh sẽ ngay lập tức thu hút sự chú ý của khách hàng và diễn tả ngay điều chúng ta muốn truyền đạt. Thông tin tới sau chỉ nhằm làm rõ ràng những cảm nhận mà khách hàng nắm bắt thông qua hình ảnh trước đó mà thôi.

Các khâu xử lý hình ảnh (retouch) sau đó cũng được thực hiện kỹ lưỡng. Hình ảnh của bạn không những dùng tốt cho cuốn profile mà còn cho website, ấn phẩm quảng cáo khác mà bạn có.

Lên ý tưởng thiết kế profile và dàn trang

Khi đã có toàn bộ các nguyên liệu là hình ảnh, nội dung và thông điệp, việc tiếp theo là phối hợp tất cả những nguyên liệu này lại dưới một phong cách thiết kế độc đáo, ấn tượng và hiệu quả.

Một vài điểm cần lưu ý trong quá trình thiết kế dàn trang profile

• Thiết kế cần ấn tượng, bắt mắt.
• Hình ảnh phải thể hiện được thông điệp cần truyền tải và phù hợp với bối cảnh.
• Các trang cần phải đảm bảo tính nhất quán.
• Không dùng quá nhiều font chữ rối mắt.
• Thông tin luôn phải đặt trên nền dễ đọc, dễ thấy.
• Font chữ cần đủ lớn và dễ đọc.
• Sử dụng hình ảnh thực tế thay thế cho các hình minh họa.

In ấn và gia công thành phẩm profile

In ấn là một bước quan trọng tạo lên thành công của một cuốn profile công ty. Chất lượng in sẽ phản ánh chất lượng sản phẩm cuối cùng mà bạn nhận được.

CHẤT LIỆU & QUY CÁCH KHI SẢN XUẤT PROFILE

Quy cách in profile

Profile công ty thường sử dụng các form mẫu tương đối “chuẩn mực”. Có nghĩa là bạn có thể sử dụng kích thước A4 hoặc A5, nằm ngang hay nằm dọc. Cách đóng gáy phụ thuộc nhiều vào dung lượng của cuốn profile. Nếu bạn có một cuốn profile mỏng (từ 30 trang trở xuống) thì thường ta sẽ chọn cách đóng gáy dập ghim. Còn nếu là một cuốn profile nhiều trang, cách dán gáy sẽ làm profile sang trọng và đẹp hơn.

Chất liệu in profile

Ngày nay có nhiều lại giấy khác nhau để bạn lựa chọn. Loại giấy phổ thông nhất là Couches. Nếu bạn có một cuốn profile 20 – 30 trang bạn có thể sử dụng giấy Couches 200 gram/m2 (hay còn gọi là giấy C200) để làm ruột, còn bìa thì dày hơn (C300). Bạn có thể cán mờ mặt bìa hoặc cán bóng để giữ cho bìa profile bền hơn và sang trọng hơn.

Ngoài giấy Couches có thể sử dụng nhiều loại giấy khác cao cấp hơn và đắt tiền hơn Conqueror, giấy mỹ thuật ngoại nhập …

Công nghệ in profile

In profile giới thiệu công ty hay các ấn phẩm khác như brochure, profile, tờ rơi,  poster … thường sử dụng cách in Offset.

In Offset là một kỹ thuật in ấn trong đó, các hình ảnh dính mực in được ép lên các tấm cao su (còn gọi là các tấm offset) trước rồi mới ép từ miếng cao su này lên giấy. Khi sử dụng với in thạch bản, kỹ thuật này tránh được việc làm nước bị dính lên giấy theo mực in.

Ưu điểm của việc in offset là chất lượng hình ảnh rất cao và dễ gia công hơn so với các loại hình in khác. Tuy nhiên vì là in công nghiệp nên số lượng in cần đủ lớn (thông thường từ 1000 bản) để tối ưu hóa về chi phí.

Trên đây là quy trình để thiết kế và sản xuất profile cho công ty, quy trình này có thể thay đổi ít nhiều tùy theo từng trường hợp cụ thể. Khi thực hiện theo quy trình này, sản phẩm đầu ra sẽ được đảm bảo là cuốn profile ấn tượng, chuyên nghiệp và hiệu quả. Nó biến một công việc tưởng như rất khó khăn (đôi khi doanh nghiệp mất nhiều năm trời để tự xoay sở với profile công ty mình) trở nên khả thi và đảm bảo kết quả.

Hãy liên hệ với chúng tôi để có một mẫu thiết kế profile chuyên nghiệp!

Đơn vị nào vừa thiết kế vừa in ấn hồ sơ năng lực?

Thị trường nay cũng có nhiều đơn vị nhận thiết kế nhưng lại không in ấn và ngược lại in ấn nhưng lại không thiết kế. Nó cũng là vấn đề nan giải cho nhiều doanh nghiệp.

Vũ Trần – chúng tôi chuyên về mảng thiết kế in ấn với tất cả các mặt hàng sản phẩm và hồ sơ năng lực không ngoại lệ. Với đội ngũ thiết kế hùng hậu, kinh nghiệm cao. Xưởng in ấn năng xuất lớn sẽ xử lý gọn gàng các đơn hàng từ nhỏ đến lớn.

Nguồn tham khảo: Sao Kim branding